采购及外协加工控制程序

一. 目的：为规范本公司采购及外协作业，确保采购、外协供应物料符合规定的要求。 二. 范围： 2.1 本程序适用于本公司生产原料、零件及外协加工、包装等物料的采购及外协加工全过程。 2.2 外协加工作业程序参照采购作业程序执行。 三. 权责： 3.1 采购员: 负责原料、零件、包装等物料采购作业及采购供应商的选择和控制。 3.2 生管课：负责外协加工作业及外协厂商选择与控制。 3.3 资材课：负责采购及外协加工物料的收发并会同品保部进行验证。 3.4 品保部：负责采购及外协加工物料的品质验证。 四. 流程图 ： 4.1 采购作业流程：（如图4.1） 4.2 外协加工作业流程：（如图4.2） 编制采购文件 编制外协加工产品名录 审 批 审 批 采 生 购 产 供应商选择 外协厂商选择 信 计 息 划 对其供应 对其加工 能力评估 能力评估 不合格 合 格 合 格 不合格 采购作业实施 不合格 不合格 外协加工实施 采购产品 加工产品 验 证 验 证 合 格 合 格 入 库 入 库 采购作业流程图（4.1） 外协加工作业流程（4.2） 五. 工作程序： 5.1 采购作业（外协加工对照或参照执行）： 5.1.1 采购信息：由各需求部门或生管课根据生产计划，提出采购要求，填写《物料采购通知单》，内容包括品种、规格、数量及型号等，经审批后交采购员。 5.1.2 采购文件编制：采购员接到《物料采购通知单》后，应编制《订购单》，明确采购信息，内容包括： a. 采购产品名称、规格、数量、型号、价格等； b. 选择确定供应商（向谁购买）； c. 明确需采购物料相关信息： --- 该物料技术、质量要求（必要时提供技术、质量检验标准给供应商）； --- 采购程序，即是否需要试生产或送样； --- 明确采购物料的采购过程，如：是否需要定量定数包装、如何防护等； --- 对供应商的设备、生产能力的要求，包括是否要求提供检测报告、送货上门等； --- 对供应商生产、技术及质检人员资格的要求等。 d. 签定“采购合同”。 5.1.3 采购文件的审批：物料《订购单》（含“采购合同”）编制完成后，须先经需求部门主管、工程或/和品保部门主管审核，交总经理或其授权人核准后方可实施采购。 5.1.4 采购过程控制：采购员应控制采购过程，以确保供应商提供的采购物料符合采购要求。 a. 对供应商的控制：包括选择及其供应能力的评价、供货进度、配合度等的控制。 --- 供应商选择及能力评价：采购物料应首先从合格供应商名录中选定。对开发中的供应商的采购，应由采购员从两家以上供应商中比较评价其供货能力、价格、服务等因素选择，并获取相关资料，报生产部经理认可后（此方式仅限对开发中的供应商的首批次采购）或经供应商评审合格后，方可采购。 --- 进度控制：采购员应在《订购单》发出至交货时间到来期间，定期或不定期询问、了解或督促供应商生产、交货进度（必要时可上门跟催），以确保完成采购任务。 --- 配合度控制：采购员在采购过程控制或与供应商交往时，应本着“平等、互利”的原则进行双向信息联络，严格要求管理，争取最大限度的配合、应付和处理好相关采购过程及过程前后事务。 b. 采购产品的验证控制：由品保部负责进行验证，以确保采购物料符合产品规定的要求。 5.1.5 采购变更：当本公司生产计划调整涉及采购变更或因供应商原因需要调整原《订购单》（含“采购合同”）时，由采购员负责进行双向联络，并取得一致。变更内容及要求应形成双方认可书面形式，并保存记录。 5.1.6 采购验证：依照《产品检验控制程序》执行。 5.1.7 采购产品入库：依照《产品搬运、储存、防护与交付控制程序》执行。 5.1.8 外协加工作业补充规定：外协加工作业在不能完全参照本程序5.1.1、5.1.2、5.1.3要

求时，同时应依照： a. 编制外协加工产品名录：由生管课会同各生产部门对内部生 产能力进行评估，当内部生产能力无法满足时，可启动外协 加工。外协加工产品由生管课或/和各生产部门提报并经加工 价格核定后报生产部门经理审核，总经理核准后外包。生管 课根据核准结果汇总编制《外协加工产品名录》（每半年更 新汇编一次，内容包括：产品名称、规格、外协加工工序、 价格等），以利管理。 b. 生管课根据《外协加工产品名录》所列产品发放外协加工物 料并对照本程序5.1.4、5.1.5、5.1.6严格执行控制。 5.2 供应商选择与管理（外协加工厂商对照办理）： 5.2.1 供应商选择：对供应商的选择应依照下列要求进行，并将收集的供应商资料登录于《采购/外协加工厂商档案表》。 a. 由采购员依照“质优价廉、就近采购”原则向部门主管提出候选供应商名单及相关资料； b. 顾客指定的供应商，应由顾客提供相关资料。 5.2.2 供应商评审：评审结果应记录于《采购/外协加工厂商档案表》相关栏位。 a. 采购员提出的供应商候选名单，由工程部、品保部会同采购员进行咨询，并对其供货能力、质保能力进行评价（评价时，必须有同类产品或样品作对比、试用），内容包括： --- 生产能力； --- 技术、工艺及检验控制水平； --- 价格水平； --- 服务及配合度； --- 或质量体系等情况。 b. 由顾客指定的供应商凭相关资料直接列为合格供应商，无须再作评审。 5.2.3 合格供应商的登录：经评审合格的供应商，报总经理核准后方可成为正式的合格供应商，其信息资料由采购员负责建立并保存。《合格供应商名录》由采购员编制（每半年更新一次），并分发各相关部门备案（如：品保、资材等）。 5.2.4 合格供应商的考核及管理： 5.2.4.1考核：为确保合格供应商能长期、稳定地合作，采购员应根据其供货情况于《采购/外协加工厂商供货情况及考核记录表》进行全面的记录、统计和考核。 a. 考核频次：每年进行一次，考核起止时间为1-12月份，次年1月公布结果； b. 考核项目：交期准确率、数量达成率、品质达成率、满意度； --- 交期准确率：单批交货时间准时得5分，推迟1天得4分，推迟2天得2分，推迟3天以上得0分。汇总评比公式为： 各批次得分总和 交期准确率（%） = × 100 % 总 批 次 × 5 --- 数量达成率：单批交货数量达成采购订单的98 %以上得5分，95 % - 97.9% 得4分，90% - 94.9% 得3分，85% - 89.9% 得2分，80% - 84.9% 得1分，79.9%以下得0分。汇总评比公式为： 各批次得分总和 数量达成率（%） = × 100 % 总 批 次 × 5 --- 品质达成率：单批交验合格得5分，特采或降级使用得2分，判退（或返修）得0分，报废得 -1分。汇总评比公式为： 各批次得分总和 品质达成率（%） = × 100 % 总 批 次 × 5 --- 满意度：主要考核供应商除交期准确率、数量达成率、品 质达成率以外的其他项目完成情况及配合、执行状况的优 劣程度。单批/次满意得5分，较满意得3分，一般得2 分，差得0分。汇总评比公式为： 各批次得分总和 满 意 度 （%） = × 100 % 总 批 次 × 5 c. 综合评定标准：依照各考核项目汇总评比结果，按下列公计式算出综合得分（除交货以外的其他项目配合度实行扣分制，每次可在综合得分中扣减1-3分。如：“纠正和预防措施表”的提交情况、送样配合等）： 综合得分 = [（交期准确率 × 20%）+（数量达成率 × 20%）+（品质达成率 × 50%）+（满意度 × 10%）] × 100 --- 综合得分为75分以上的（其中“品质达成率”必须达到75 %，否则按“保留合格供应商资格”处理），保持合格供应商资格； --- 综合得分为60-74.9分的，保留合格供应商资格，但需向供应商发出“限期改进通知单”，列举不符合事项，并要求限期整改并得以验证合格，重新恢复合格供应商资格； --- 综合得分为59.9分以下的，取消合格供应商资格，终止采购关系；但其经过内部整改后，可重新依照本程序5.2规定评审。 d. 对考评情况及结果，采购员应反馈给供应商，以利其及时了解情况和调整改善。 5.2.4.2 采购员应与合格供应商建立良好的沟通渠道，保持密切联系，及时、有效的沟通信息，以成为互利的合作伙伴。 六. 参考文件与附件： 6.1 《产品检验控制程序》（QB080016） 6.2 《产品搬运、储存、防护与交付控制程序》（QB070012） 6.3 《合格供应商名录》（附件一） 6.4 《外协加工产品名录》（附件二） 七. 相关记录： 7.1 《物料采购通知单》（QB070008-01） 7.2 《订购单》（QB070008-02） 7.3 《采购/外协加工厂商档案表》（QB0070008-03） 7.4 《采购/外协加工厂商供货情况及考核记录表》（QB0070008-04）