用友软件系统操作手册-采购部

北京绿能嘉业新能源有限公司

用友ERP系统 采购岗位操作手册

手册名称： 采购部操作手册 编写人员： 版本号 1.0 业务 采购订单 对口支持 技术

到货单 采购 采购结算 财 务 部 计 算 机 适用部门： 编写日期 采购部 2018年05月1日 业务问题、操作问题 业务问题、操作问题 业务问题、操作问题 业务问题 软件问题、错误提示 网络、硬件、系统故障 岗位操作手册

目 录

一、部门职责： ....................................................................................................................... 3 二、部门岗位划分： ............................................................................................................... 3 三、系统业务处理流程： ....................................................................................................... 3 四、部门日常业务系统处理： ............................................................................................... 4

1、日常业务类型的界定： ............................................................................................. 4 2、采购业务日常处理： ................................................................................................. 4 1）供应商档案维护 ......................................................................................................... 4 2）采购计划生成 ..............................................................................错误!未定义书签。 3）采购订单下达： ..........................................................................错误!未定义书签。 4）采购到货单 ..................................................................................错误!未定义书签。 5）采购： ................................................................................................................. 5 6）采购入库单： ..............................................................................错误!未定义书签。 7）采购结算： ................................................................................................................. 7

岗位操作手册

一、部门职责：

采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：

1、 开发新的供应商，进行供应商资料的维护和更改，加强供应商资源管理。 2、 及时根据采购计划录入采购订单，为生产部安排采购和生产做依据。 3、 根据供应商到货情况在采购系统中录入到货单，并通知质检部门验货。 4、 收到采购后，在系统中录入采购，并通知财务部进行采购结算。 5、 作好各种采购统计，为决策层提供分析数据。

二、部门岗位划分：

采购计划员：系统内供应商分类、供应商档案、采购计划的制定 采购部经理：对于采购管理工作完成情况审核，进行月末结帐处理。 采购业务员：进行订单录入、采购到货单录入、采购录入。 仓管人员：采购入库单录入、材料出库单录入，调拨业务处理

三、系统业务处理流程：

手工录入1 到货单审核 质检2 采购采购入库单4 3 采购结算单

岗位操作手册

0 采购人员录入采购订单

1、 采购业务员根据到货情况，在采购系统中根据采购定的那生成到货单 2、 业务员通知检验部门质检，仓管员根据到货到办理入库手续；

3、 采购到后，采购员在系统中根据采购入库单生成采购，并通知财务进行采购

结算

四、部门日常业务系统处理：

1、日常业务类型的界定：

供应商档案维护 、到货单（退货单）、采购（运费）、采购入库单，采购结算、月末结帐

2、采购业务日常处理：

1) 供应商档案维护：原则：供应商分类+四位流水号

操作路径：【设置】—【基础档案】—【往来单位】—【供应商档案】单击【增加】或【修改】可以看如下介面：

红色“*”的内容是必输项，如图所示：供应商分类为“01”，所以供应编码为“010001”，供应商简称为“三明市汇丰金属材料有限公司”若供应商名称不录则系统自动把简称回填到里面去，所属地区码原则要求录入，方便日后统计、分析。单击【联系】可维护专属部门与

岗位操作手册

业务员。

1）采购订单:

首先点击 “增加”按钮后，在订单界面中，录入日期，采购类型，供应商，部门，业务员，备注等信息，选择存货的数量，单价 ，点击保存，审核 ，退出。 3）采购：

采购是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购确认采购成本，并据以登记应付账款。

企业在收到供货单位的后，如果没有收到供货单位的货物，可以对压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将输入系统，以便实时统计在途货物。 采购按业务性质分为：蓝字、红字。 采购按类型分为：

•

专用，专用的单价为无税单价。

岗位操作手册

• •

普通：普通包括普通、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些的单价、金额都是含税的。普通的默认税率为0，可修改。 运费，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。运费的单价、金额都是含税的。运费的默认税率为7，可修改。

【菜单路径】

采购管理－业务－－采购普通

1. 采购可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制；采

购也可以拷贝其他采购填制。采购可以修改、删除。 2. 采购可以现付、弃付。

3. 采购与采购入库单可以进行采购结算。

4. 采购可以在《应付款管理》进行审核，同时回填采购的审核人。

【业务流程】

1. 填制采购，参照采购订单据生成。

2. 财务部门通过《应付款管理》对采购审核并登记应付明细账，并回填采购

审核人。

3. 采购结算会计对采购入库单和采购进行采购结算处理。

4. 由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且已付款或对应的入库

单已记账，则应输入红字进行冲销。若未付款或对应的入库单未记账，则您可通过取消结算，修改即可。 5. 通过统计账表查询各采购的有关信息。

岗位操作手册

4）采购结算：

采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购记录对应关系的结算对照表。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费可以单独进行费用折扣结算。

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菜单路径：采购管理—业务—采购结算—手工结算/自动结算

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入库单与结算

蓝字入库单与红字入库单结算 蓝字与红字结算

运费与入库单结算，也可直接与存货结算 参照入库单生成时可以进行结算

【业务规则】

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入库单的金额可以与金额不等，入库单金额可以为空。采购结算后，入库单上的单价都被自动修改为上的存货单价，即金额作为入库单的实际成本。 采购结算按照单据行记录进行结算，结算后生成结算单，分别记下入库单和的相应信息，修改入库单的结算数量，在当前的左上角增加“已结算”红色标记。

岗位操作手册

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• • •

如果需要修改或删除入库单、采购等，必须先取消采购结算，即删除采购结算单。取消了结算的入库单、，其左上角的“已结算”红色标记消失。 以下情况不能取消结算：

已结算的采购入库单已被《存货核算》记账。

先暂估再结算的入库单，已在《存货核算》作暂估处理。

如果存在一次入库、多次结算时，入库单和上的项目（即项目档案的项目）不要求一致，可以均为空，可以一方为空。结算单项目继承入库单项目；但如果入库单项目为空，项目非空，则继承项目。

• •

本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。 可以跨月结算，不业务发生的日期。

这里着重讲解手工结算的全过程：

1. 【菜单路径】采购管理—业务－采购结算－手工结算在手工结算界面按〖选单〗按

钮，进入结算选单界面。

岗位操作手册

2. 在结算选单界面，按〖过滤〗按钮，显示过滤条件界面，输入条件过滤、高级过滤

条件。

3. 按〖确定〗返回结算选单界面。

4. 按〖刷票〗则将符合过滤条件的未结算完毕记录带入列表（屏幕上方）；

按〖刷入〗则将符合过滤条件的未结算完毕的入库单记录带入入库单列表（屏幕下方）。

5. 选择要结算的入库单：点击选择栏，显示\"Y\"则选择当前行；再点击，则取消选择；

可打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。

6. 选择要结算的：点击选择栏，显示\"Y\"则选择当前行；再点击，则取消选择；可

打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。

7. 选择了入库单记录，可点击〖按入〗（按入库单匹配）、系统自动寻找所选入

库单记录的匹配记录，提示“可以匹配的共有×条”，并将匹配的记录打勾，未匹配的记录取消选择。

8. 选择了记录，可点击〖按票〗（按匹配入库单），操作同上。

9. 按〖存储〗，可以保存用户修改的列宽设置，下次进入结算选单界面时显示上次的

列宽设置。

岗位操作手册

10. 结算选单完毕，系统在列表尾部显示选择的记录数，按〖确定〗返回手工结算界面，

当前选择的结果带入到手工结算界面。

【操作流程】

1. 选单后返回结算选单界面，窗口上方带入记录、入库单记录，窗口下方带入费

用折扣存货记录、运费记录。

2. 入库数量与数量不符时，可录入溢余短缺数量、金额，将两者数量调平。 3. 费用分摊：用户可以把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度可以摊入采购成本，

按〖选单〗时手工选择费用折扣存货的记录，或按〖选单〗时选择运费记录，所选记录显示在窗口下方的费用结算列表。

4. 选择分摊方式：按金额、按数量，然后按〖分摊〗则将费用折扣分摊到入库单记录。 5. 进行结算：入库单、选择完毕后，按〖结算〗按钮，系统自动将本次选择的数

据进行结算。

6. 结算完成后，系统把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以继续2－7步骤进行其

它采购结算。

7. 按〖关闭〗按钮，退出手工结算界面。

8. 结算的结果可以在【结算单列表】功能中查看，可以删除采购结算单。

4、月末结帐：