电子档案管理系统需求

电子档案管理系统

需求分析说明书

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规格标准的版本号:V1.0 文档编号:

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目录

第一章 引言 .......................................................................................................................... - 4 -

1.1目的 ................................................................................................................................ - 4 - 1.2背景 ................................................................................................................................ - 4 - 1.3系统目标 ........................................................................................................................ - 5 - 第二章 业务概述 ........................................................................................................................ - 6 -

2.1 范围 .......................................................................................................................... - 6 - 2.2 总体业务用例 .......................................................................................................... - 7 - 2.3 核心业务 .................................................................................................................. - 8 - 2.4 数据操作 ................................................................................................................ - 10 - 2.5查询利用 ...................................................................................................................... - 12 - 2.6增值服务 ...................................................................................................................... - 13 - 2.7 非功能性要求 ........................................................................................................ - 14 -

2.7.1 档案的原始性和完整性保障 .......................................................................... - 14 - 2.7.2 身份认证 .......................................................................................................... - 14 - 2.7.3 防篡改 .............................................................................................................. - 15 - 2.7.4 加密处理 .......................................................................................................... - 15 - 2.7.5 传输的安全性 .................................................................................................. - 15 - 2.7.6 存储的安全性 .................................................................................................. - 16 -

第三章 系统概述 ...................................................................................................................... - 16 -

3.1 系统体系结构 ............................................................................................................. - 16 - 3.2 系统运行流程 ............................................................................................................. - 19 - 3.3 工作流 ......................................................................................................................... - 20 - 3.4 对外接口 ..................................................................................................................... - 21 - 3.5 系统特点 ..................................................................................................................... - 22 - 第四章 功能性需求 .................................................................................................................. - 23 -

4.1功能描述 ...................................................................................................................... - 23 - 4.2功能一览表 .................................................................................................................. - 23 - 4.3 功能结构图 ................................................................................................................. - 26 - 4.4 档案核心操作 ............................................................................................................. - 28 -

4.4.1建档管理 ........................................................................................................... - 28 - 4.4.2归档管理 ........................................................................................................... - 32 - 4.4.3档案变更 ........................................................................................................... - 35 - 4.4.4档案销毁 ........................................................................................................... - 39 - 4.5 档案数据操作 ............................................................................................................. - 43 -

4.5.1档案数据存储 ................................................................................................... - 43 - 4.5.2档案数据获取 ................................................................................................... - 45 - 4.5.3档案数据展示 ................................................................................................... - 46 - 4.5.4档案转储 ........................................................................................................... - 48 - 4.6 业务管理 ..................................................................................................................... - 49 -

4.6.1类别管理 ........................................................................................................... - 49 -

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4.6.2关联配置 ........................................................................................................... - 58 - 4.6.3任务管理 ........................................................................................................... - 62 - 4.7 查询统计 ..................................................................................................................... - 68 -

4.7.1档案数据查询 ................................................................................................... - 68 - 4.7.2档案数据统计 ................................................................................................... - 71 - 4.8 档案增值功能 ............................................................................................................. - 73 -

4.8.1档案借阅 ........................................................................................................... - 73 - 4.8.2档案归还 ........................................................................................................... - 79 - 4.8.3档案催还 ........................................................................................................... - 84 - 4.8.4档案预约 ........................................................................................................... - 86 - 4.9 工作流管理 ................................................................................................................. - 91 -

4.9.1工作流创建配置 ............................................................................................... - 91 - 4.9.2工作流发布 ....................................................................................................... - 92 - 4.10 系统管理 ................................................................................................................... - 94 -

4.10.1组织机构管理 ................................................................................................. - 94 - 4.10.2角色管理 ......................................................................................................... - 98 - 4.10.3用户管理 ....................................................................................................... - 103 - 4.10.4用户组管理 ................................................................................................... - 108 - 4.10.5日志管理 ....................................................................................................... - 112 -

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第一章 引言

1.1目的

此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用

户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。

1.2背景

在日常生活中，人们对档案的定义各式各样，目前公认的、比较权威的自然是《中华人民共和国档案法》中对档案定义，表述如下:即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由定义可见，档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。它包括四个方面的涵义，即：

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档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的；档案是保存备查的历史文件；档案的形式多种多样；档案是历史的原始记录，只有满足上述四个条件的信息材料才能成为档案。档案具有真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。它能够提供历史资料，为组织、管理、决策、科研等工作服务。

而档案管理则是每个、企事业单位必不可少的重要管理项目，例如，行政档案、会议文件、技术档案，客户档案等等，都是各个管理者所重视的，各部门，各类别，多样的文件，都是作为重要的历史与决策依据。但由于文件多，产种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，对保护好一些重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力，物力。为了让企事业单位有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，这就需要一套灵活、实用的档案管理系统来辅助进行管理。

1.3系统目标

➢ 提高办公效率，共享数据，方便档案的管理和利用。 ➢ 确保档案数据的长期性，以满足对档案查阅的要求。保证档案数据的真实、长期、数据安全为根本出发点。

➢ 技术上要保证系统的规范性、一致性、完整性、可扩展性和可维护性。

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➢ 电子档案生成的真实性、合法性，遵循国家的相关标准。 ➢ 身份认证遵循国家的标准。利用CA、电子印章等方式，算法符合国家的相关标准。

➢ 工作流的审批。审批过程也要档案化，并不可更改。

第二章 业务概述

2.1 范围

电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机系统，为档案资料管理、利用和保护提供了有效的技术保证，可大大节约数据存储空间，无限地延长档案材料保存时间，同时也为查阅、利用档案文献带来了极大的便利。该系统的档案管理符合、企事业单位的业务流程，并遵循国家的法律、法规、标准以及相关规定，做到安全、有效的档案管理，实现、企事业单位档案的“无纸化”。但“无纸化”是一个循序渐进的过程，目前、企事业单位还需对纸质档案进行管理，所以电子档案管理系统同时也兼容对纸质档案的管理。

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2.2 总体业务用例

档案核心业务业务人员增值服务查询利用原始档案提供者数据操作增值用户提供原始档案资料

角色用例关系图

通过对档案管理业务分析，角色大致分为以下几种：

角色名称 原始档案提供者 业务人员 描述 档案采集用的原始档案资料。 业务的具体操作人员。比如业务人员可以分为采集整理人员、归档审批人员、销毁审批人员等。 系统目前提供的增值服务有档案的借阅管理。 增值用户 档案的原始提供者提供原始档案资料给业务管理员，业务管理员通过核心业务将这些资料信息化、档案化，各类用户可以对档案进行查询利用操作，增值服务中目前只实现了借阅服务，增值用户（档案

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借阅用户）可以通过档案借阅服务对档案进行借阅。

2.3 核心业务

档案的核心业务如下图所示：

提供原始档案资料业务流向采集整理建档原始档案提供者业务流向档案核心业务业务人员归档业务流向档案变更档案销毁核心用例图

档案的核心功能是档案生成到消亡的过程，档案的原始资料信息由原始档案提供者提供，业务人员对其进行采集整理，整理后申请归档，申请通过后才真正的生成一份档案。变更是指归档后的档案内容有变动，经过审批档案才能进行变更操作，变更流程操作一同记录到档案信息中，并不可更改。业务管理员可以对档案进行销毁，分两种方式销毁，一种方式是直接销毁，没有备份；另一种方式是对销毁的档案进行备份处理。

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采集整理：

➢ 档案数据来源于原始档案提供者，提供的原始档案可能是不同类型的资料，比如纸质资料、电子资料、音频、视频等，对这些资料都要能够进行采集，最终数字化、档案化。

➢ 原始资料电子档案化要符合国家相关标准、规定，比如图片的格式有多种多样，我们提供一种或几种符合国家相关规定的图片格式，对要采集的图片要符合此规定，做到归一化处理。 ➢ 采集的方式提供多样化，比如扫描、照相、上传、网页抓拍等方式。

➢ 原始资料信息采集完成以后要等待审批归档。 归档：

➢ 对执行归档业务的人员或机构要有严格的权限。

➢ 归档审批的业务流程信息要作为电子档案的属性信息保存，并信息不可更改性。 销毁：

➢ 档案的保存时间要有一定的期限，所以需要设定其有效期，对于超出有效期的档案可以进行销毁，用户也可以根据需要自行销毁档案。

➢ 档案的销毁要有严格的安全保障。

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2.4 数据操作

数据操作包括数据的存储、获取、展示、备份和转存储。

数据备份查询利用数据转存储档案核心业务数据存储数据获取增值服务数据展示数据操作用例图

1. 数据备份。在电子档案归档的同时还必须提供下载固化保存技术（备份），也就是可以手动的把归档档案固化在只读光盘上，当档案库发现有被非法修改的档案文件时，光盘上所存储的档案文件将作为原始数据恢复到档案库中去。

2. 数据的转存储。有的或企事业单位的档案保持时间长、数据量大等特点，还需要将档案按着一定的条件进行转存储，比如将同一年内的档案转存储到其他地方。

3. 数据的存储和获取。满足各种格式的存储、获取需求，比如对图

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片、PDF、WORD、音频、视频等格式存储、获取操作。 4. 对不同格式类型的数据我们提供展示功能，比如支持图片、PDF、WORD、音频、视频等格式展示。

如何保证备份、转存储后档案数据原始性、完整性是电子档案管理中一项重要的工作。

➢ 建立完备的移出档案原始性、完整性检验报告。档案在移出数据库前必须进行严格的原始性、完整性检验，并提供完备的检验报告作为移出档案的一个组成部分进行备份。 ➢ 建立接收档案原始性、完整性的验证技术。当需要恢复备份或查询利用转存储的档案时，首先将备份的数据或转存储的数据转入档案交接库，根据检验报告对所接收档案的每一份文件，包括条目、正文、周期表及各版草稿的原始性、完整性进行严格的验证，只有验证合格的数据才能进入接收档案处理库进行查询利用。

备份、转存储档案数据原始性、完整性验证条目数据修改，创建接收档案验证文件档案交接库据数告验证合格接收档案处理库处理后进入报基证础+验盘档据数案备份、转存储数据档存入只读光案库基础档案库 - 11 -

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数据验证流程图

2.5查询利用

很多用例都需要用到档案的查询利用

业务人员增值服务全文检索档案核心业务查询利用增值用户原始档案提供者普通查询

查询利用用例图

➢ 、企事业单位的档案电子化，不仅仅节约了大量纸质档案的存储空间，同时也方便档案使用者的查询、利用等工作。档案使用者通过不同的查询条件（比如档案类型、所属部门等）快速查询出所需要的档案信息，节省了档案使用者大量的查询时间。 ➢ 具有全文检索功能，快速查询出所需档案。

➢ 同时为了保护档案信息的安全，对档案使用者进行权限控制，只有具备权限的档案使用者才能查询、利用。

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2.6增值服务

增值服务中目前只实现了档案的借阅，如下图所示：

借阅申请借阅审批借阅用户档案借阅借阅归还借阅催还档案预约

增值服务用例图

➢ 借阅管理是对电子档案的借阅管理。电子档案管理系统的利用最终要实现、企事业单位的档案“无纸化”管理，但“无纸化”是一个循序渐进的过程，目前一段时期内纸质档案仍然是必不可少的档案资料，但为了满足、企事业单位档案管理数字化需求，电子档案借阅管理还需兼容对纸质档案的借阅管理。 ➢ 电子档案的借阅管理要提供多种借阅方式，比如网上在线借阅浏览，脱机下载借阅浏览等，为了保证借阅的电子档案的安全，要求对借阅的电子档案具有不可更改性、不可复制性、密钥浏览处理、定期销毁和借阅数量控制等要求，电子档案的借阅要符合国

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家的相关规定。

➢ 对纸质档案的借阅管理主要是对纸质档案的一个监控，比如存放地点、借阅期限等。对纸质档案的借阅流程信息要进行详细记录，这些信息要和借阅的档案绑定，并不可更改处理等，这些信息将作为档案属性信息的一部分。

2.7 非功能性要求

2.7.1 档案的原始性和完整性保障

档案的基本特性是“原始性、完整性”，正由于档案的这一特性，使档案成为历史的真凭实据，并且有了法律效力。对虚拟、飘渺的电子档案信息内容进行原始性、完整性的确认与维护将是保障电子档案法律效力的关键，也是我们进行电子档案'管理的核心所在。在电子档案资料产生或接收的那一刻起，就有一张生命周期表（档案原始性、完整性检验报告）和它终身相伴，完整地记载它在“生命周期”内的全部活动情况并保存它的“成长变化”过程，直到该档案完成终结审批归档为止。

2.7.2 身份认证

操作双方之间的一个身份确认，保证操作人员的物理身份与数字身份相对应。比如可以利用CA第三方认证、智能卡、短信密码、动态口令牌、USBKEY、生物识别技术等。

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2.7.3 防篡改

对档案信息不可更改和不可抵赖的处理。如果非法对档案信息进行修改，则系统可以识别。可以通过电子印章、加水印、MD5等技术实现。

2.7.4 加密处理

对档案信息数据进行加密处理，实现不同的加密算法。如果非法获取档案信息数据也无法识别其中的内容。可以通过专用密钥、对称密钥、非对称密钥等技术来实现。

2.7.5 传输的安全性

数据在传输过程中，会暴露在系统外面，使得他人有可趁之机，

因此保证传输过程的安全至关重要，主要是通过保障传输的通道和数据安全，已达到传输的安全要求。

➢ 电子档案信息数据在网络中的传输或其他传输方式，在信息传输的过程中可能被非法用户截取到档案信息的数据。可以通过访问控制、网络隔离、信息过滤和防火墙技术等措施予以防范，以提高系统主动安全性。

➢ 传输数据加密。加密是保护数据安全的重要手段，加密的作用是保障信息被人截获后不能获取原始信息，提供系统的被动安全性。

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2.7.6 存储的安全性

档案信息数据都存储在数据介质上，因此保障存储的安全性对系统安全也是至关重要的。主要通过对存储的介质和存储的数据的安全的保障，以达到对存储安全性的要求。

➢ 为防止直接从存储介质上获取档案信息数据，可以利用网络拓扑和防火墙进行存储服务器隔离、物理隔离存储服务器、安全配置和安全访问接口（如数据库访问）等措施。

➢ 为防止因工作需要或其他原因存储信息泄露后，使得原始信息不被泄露，可采取措施对数据进行加密等处理。可采取数据加密、分解、压缩等多种数据处理技术。

第三章 系统概述

3.1 系统体系结构

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电子档案管理系统需求说明书 电子档案应用服务平台变更转档销毁档案借阅档案原始性、完整性验证档案查询采集建档档案核心功能归档档案增值服务档案验证查询利用配置管理配置发布工作流服务流程监控档案数据存储档案数据获取档案数据操作档案数据展示业务层身份验证，系统安全管理组织机构管理权限管理驱动接口 基础平台日志、菜单管理工作流服务业务数据库基础档案库数据层应用数据库 系统体系结构图 系统体系结构描述： ➢ 电子档案系统采用 SOA的体系结构，遵循AOP的设计理念，使系统各个部分相对，又可通过公共的接口设计互相协调工作，同时可以在遵循接口要求的基础上进行自定义开发、配置，既提供强大的功能，又提供高度的灵活性和自主性。 ➢ 系统以基础档案库为核心数据库，通过与应用数据库、业务数据库的相互关联利用构成系统的数据层，为上层的业务逻辑提供数据支持。

➢ 基础平台为系统提供了底层系统级管理，如组织机构、权限、日志等管理功能。

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➢ 业务层实现了用户对电子档案系统的使用业务需求，通过基础平台与数据库进行交互，完成用户对档案的相关操作。通过工作流服务子系统对档案核心功能子系统和档案借阅进行流程化管理。档案查询统计子系统支持用户通过全文检索、关键字检索、条件组合模糊查询等方式，通过调用档案展示功能模块，对不同类型的档案数据进行显示，如：图片、声音、影像等。

➢ 配置管理层通过对系统各个模块的配置需求进行封装向基础平台提供包括组织机构、权限、日志、等功能模块的相关配置及关系定义的配置接口，同时向业务层的表单、列表显示方式，显示格式及不同模块之间的关系，工作流服务提供配置接口，利用接口达到对业务层、基础平台中各配置项的管理。

➢ 档案的原始性、完整性验证功能，通过档案的“生命周期表”对档案的原始性、完整性进行验证。

➢ 身份验证、系统安全管理层通过身份验证的手段保证在档案生成、流转、归档等各环节中的操作用户的确定性。通过系统安全对系统中档案的真实性、有效性，输入数据的正确性、规范性等功能进行安全管理。

➢ 每个功能组件都是的，各个功能组件之间通过接口进行交互、调用，形成一个完整的电子档案管理系统。

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3.2 系统运行流程

组织机构配置配置数据库建档归档工作流配置设计者业务配置基础档案库销毁管理员查询统计二次开发二次开发人员数据库操作图

应用数据库普通用户借阅管理增值用户

系统的运行主要分为设计期和执行期两个阶段。设计期是二次开发人员和设计者对系统进行配置。执行期是业务管理员、普通用户和增值用户对系统的具体使用。首先要在设计期对系统进行各种配置，然后才能在执行期进行各种业务操作。

电子档案管理系统产品的数据库主要分为基础档案数据库、配置管理数据库、应用数据库，其中基础档案数据库是我们系统的核心数据库，配置管理数据库是对系统配置信息的存储，应用数据库是服务于借阅管理等增值服务和二次开发。 设计期：

➢ 设计者首先要对系统进行配置管理操作，系统配置有组织机构配置、工作流配置、业务配置、任务配置。首先配置组织机构，然后进行业务配置，业务配置包括创建业务类型、档案类型和配置

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两者的关联关系，完成业务配置以后创建用户、用户组、角色和权限等系统管理，最后进行工作流配置和任务配置。配置功能对配置数据库进行操作。

➢ 二次开发人员利用上图提到的三个数据库，在此基础上根据用户具体个性需求进行二次开发。 执行期：

➢ 档案的建档、归档、销毁等基础功能由管理员角色进行管理、操作。

➢ 普通用户可以进行查询统计等操作。 ➢ 借阅管理模块服务于增值用户。

3.3 工作流

➢ 工作流是指业务信息数据（档案信息数据）在多个环节模块之间的流转，使在多个参与者之间按照某种预定义的规则（比如归档审批）传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现。

➢ 档案在各个环节的流转过程中要保证其原始性、真实性和完整性，将流转的各个环节操作信息一起保存到档案信息中，并保证档案信息不可更改性。

➢ 工作流的流转过程可以自定义配置。利用系统提供的可视的图形化界面，用户或二次开发人员根据具体的业务流程，配置流程图，配置起点流程、流程中动作、流程结束点，添加流程介绍，配置

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流程各功能节点名称（即图形界面提供的与功能点相对应的功能点名称）、执行规则、执行条件等信息，并发布到系统中。通过系统提供的工作流服务与应用程序集成的接口，实现与应用系统中权限子系统以及组织机构子系统的集成，完成业务流程中的相关的权限控制。

3.4 对外接口

➢ 配置接口：系统通过配置来实现工作流服务、业务类别关系定义、组织机构关联关系定义。使系统各功能模块通过配置进行相互关联，达到模块之间的解耦，并通过对配置进行抽象管理，提供统一的对外配置接口，用户可以通过配置符合自己业务的规则来组织实现各模块的关联。 ➢ 二次开发接口：系统中各个功能点以实现接口的方式来完成相应的功能，并对各接口进行统一管理，二次开发人员只需实现相关功能接口，编写实现代码，完成相关配置就可以实现功能的统一管理。同时开发人员也可以将新功能点通过配置添加到工作流中，与工作流结合，实现流程化管理。

➢ 基础档案库： 基础档案库的设计满足用户对各类档案原始数据进行的增删改查等操作，如：图片、声音、影像及各种文本格式（word、pdf、execl）等的档案原始数据。

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➢ 连接设备驱动接口：连接不同的硬件设备驱动接口，比如不同类型的扫描仪。

➢ 外界系统交互接口。留有与外界系统交互的接口，比如与OA系统交互的数据接口等。交互的方式可以分为两种，一种是数据库接口进行交互，另一种是通过系统接口进行交互。

3.5 系统特点

➢ 即可运行，也可与其他系统集成。 ➢ 功能模块组件化，方便二次开发，利用。

➢ 强大的系统自由定制原则，可以定制出更加符合用户的使用习惯的系统。

➢ 提供图形化、可视化的工作流程设计方式。

➢ 支持复杂流程的设计。如：并行、串行、分支、会审等。 ➢ 对业务处理过程的统一跟踪、管理。 ➢ 扩展能力强。

➢ 灵活快捷的业务整合能力。 ➢ 集成性好。

➢ 跨平台性、组件化的系统结构，适用于各种应用和硬件环境。

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第四章 功能性需求

4.1功能描述

档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。

4.2功能一览表

功能模块 功能项 ✓ 采集整理 ✓ 归档管理 ✓ 变更管理 ✓ 转档管理 ✓ 销毁管理 描述 此功能模块是档案的基本操作，也是我们这套系统的核心功能，体现了档案的不同状态。 档案基本功能 业务管理 ✓ 业务配置 ✓ 任务管理 此功能模块是对业务的管理，、企事业单位可以通过此处设置自己的业务流程，建立业务与档案之间的关系。任务的创建、- 23 -

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发布等操作。 任务查询 ✓ 任务查询 不同的用户登录可以查询自己的任务，比如对不同业务类型的档案归档审批任务。 借阅管理 ✓ 借阅 ✓ 归还 ✓ 催还 ✓ 预约 通过申请、审批等操作来完成对档案的借阅管理。 查询统计 ✓ 档案查询 ✓ 数据统计 通过日期、档案类型、业务类型、所属机构等信息进行档案查询。 通过日期、档案类型、业务类型、所属机构等信息进行档案数量统计。 基础档案库接口 数据操作 通过此接口可以和基础档案库建立关系。 ✓ 数据存储 ✓ 数据获取 ✓ 数据展示 是对数据的存储、获取和展示，二次开发人员可以在此基础上进行二次开发。 工作流管理 ✓ 工作流配置 ✓ 工作流发布 ✓ 工作流基础状态查询 此功能实现对工作流服务的封装向用户提供统一接口，方便用户（二次开发人员）进行工作流程自定义配置。实现安全高效的工作流程化管理和监控。 系统管理 ✓ 组织结构配置 此功能模块是对系统的管理，创- 24 -

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✓ 角色管理 ✓ 权限管理 ✓ 用户管理 ✓ 用户组管理 ✓ 日志管理

建用户、创建角色以及权限的管理、分配等，此功能是由系统管理员来维护，系统管理员查看日志，日志记载每个操作人员操作登陆时间、操作和浏览的内容等。 - 25 -

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4.3 功能结构图

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采集整理归档管理档案基本功能变更管理档案转档销毁管理业务配置业务管理任务管理借阅归还借阅管理电子档案管理服务平台催还预约档案查询查询统计数据统计数据存储数据操作数据获取数据展示工作流配置工作流管理工作流发布工作流基础状态查询组织结构配置角色管理系统管理权限管理用户管理用户组管理日志管理 - 27 -

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系统功能结构图

4.4 档案核心操作 4.4.1建档管理

4.4.1.1采集 4.4.1.1.1使用用户 系统基本功能操作用户 4.4.1.1.2功能概述

采集用户提供的档案资料，系统提供各种格式档案资料的采集方式。并对采集的档案进行真实性、有效性等多种校验。 4.4.1.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 输入项名称 档案编号 业务 档案数据 详细含义 原始档案库的唯一编号 建档所选的业务 档案提供者提供的档案数据 数据类型 字符 字符 数据长度 是否为空 输入 备注 32 32 否 自动获取 自动获取 - 28 -

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4.4.1.1.4业务处理流程描述

档案提供者提供档案资料采集人登陆成功登陆采集选择业务输入信息采集档案发送归档申请输入档案相关信息建档审核人归档审核

4.4.1.1.5输出结果详细描述

➢ ➢ 1 2 3 4 档案数据在采集完成后，数据保存到基础档案库的结果成功或是失败。 页面查询显示明细输出项 序号 输出项名称 序号 档案编号 业务 档案资料 详细含义 原始档案库的唯一编号 建档所选的业务 采集的各种格式的档案类型，如：文本，图像，声音，图片等。 备注 页面显示采用图像占位，点击调用数据展示功能显示详细信息。 5 6 7 8 档案数量 采集方式 采集时间 采集人 扫描、上传、网页抓取等 4.4.1.1.6与其他模块的相关性

序号 关联模块（或功能项） 关系 - 29 -

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1 2 3 4 硬件设备接口 工作流 组织机构 身份验证接口 调用 调用 调用 调用 4.4.1.1.7备注

采集过程中，根据采集方式的不同，如果需要链接硬件设备，采集功能调用系统中的硬件设备驱动接口，实现与硬件设备的连接。采集功能根据档案格式的不同，对图片档案、声音档案、图像档案、文档档案分别进行统一格式转换，形成系统中档案格式统一规范，对各种档案进行分类处理。并对档案数据进行安全处理，保证档案数据的唯一性，不可篡改性。 4.4.1.2建档 4.4.1.2.1使用用户 系统基本功能操作用户 4.4.1.2.2功能概述

对采集的数据进行档案化处理，使其具有档案的属性，方便进行档案管理。

4.4.1.2.3输入数据项详细描述

➢ 新建建档信息输入项：

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序号 1 2 3 4 5 6 序号 1 2 3 4 5 6 7 输入项名称 档案编号 档案名称 业务类型 档案类型 建档时间 所属机构 输入项名称 档案编号 档案名称 业务类型 档案类型 建档时间 所属机构 档案状态 详细含义 原始档案库的唯一编号 详细含义 原始档案库的唯一编号 数据类型 字符 字符 字符 字符 日期 字符 数据类型 字符 字符 字符 字符 日期 字符 字符 数据长度 32 32 32 32 8 32 数据长度 32 32 32 32 8 32 2 是否为空 否 是否为空 否 输入 输入 备注 备注 ➢ 建档信息查询输入项： 4.4.1.2.4业务处理流程描述

档案基本操作用户采集完相关档案资料后，填写档案信息，并发送归档申请。

4.4.1.2.5输出结果详细描述 ➢ ➢

建档信息存入数据库成功或是失败。 建档信息页面输出列表显示：

输出项名称 序号 档案编号 档案名称 业务类型 档案类型 建档时间 所属机构 档案状态 详细含义 原始档案库的唯一编号 备注 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 - 31 -

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4.4.1.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 工作流 身份认证 组织机构 关系 4.4.1.2.7备注

4.4.2归档管理

4.4.2.1归档审核 4.4.2.1.1使用用户 归档审核用户 4.4.2.1.2功能概述

对用户提交的归档申请进行审核，审核内容包括，档案资料，档案提供者个人资料。 4.4.2.1.3输入数据项详细描述

➢ 审核用户输入处理信息： 序号 1 2 3 4 序号 输入项名称 审核人 审核时间 审核意见 审核操作 输入项名称 详细含义 详细含义 数据类型 字符 日期 字符 字符 数据类型 - 32 -

数据长度 32 8 100 20 数据长度 是否为空 是否为空 输入 登陆用户 系统时间 选择 输入 备注 备注 ➢ 审核用户查询审核任务信息： 电子档案管理系统需求说明书

1 2 3 4 5 6 7 8 9

档案编号 档案名称 档案类型 业务类型 审核人 审核时间起 审核时间止 审核操作 档案状态 是否归档 字符 字符 字符 字符 字符 日期 日期 字符 字符 32 32 32 32 32 8 20 100 选择 4.4.2.1.4业务处理流程描述

审核人登陆，查看任务或者进入归档审核，填写审核意见，选择审核操作，保存。 4.4.2.1.5输出结果详细描述

➢ 审核信息页面显示输出： 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 输出项名称 序号 档案编号 档案名称 档案类型 业务类型 审核人 审核时间起 审核时间止 审核操作 档案状态 详细含义 是否归档 备注 4.4.2.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 关联模块（或功能项） 归档申请 任务管理 关系 - 33 -

电子档案管理系统需求说明书

3 工作流 4.4.2.1.7备注 4.4.2.2归档 4.4.2.2.1使用用户 档案基本操作用户 4.4.2.2.2功能概述

调用档案数据存储功能，将归档审核通过的档案进行分类，添加水印，加密等操作并存入数据库。 4.4.2.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 输入项名称 档案编号 档案名称 档案类型 业务类型 所属机构 档案状态 详细含义 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 字符 数据长度 是否为空 32 32 32 32 32 2 输入 选择 选择 选择 选择 备注 是否归档 4.4.2.2.4业务处理流程描述

档案基本操作用户登陆系统，查看任务或（进入归档），查看未归档档案信息，进行归档操作。

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电子档案管理系统需求说明书

4.4.2.2.5输出结果详细描述

➢ 归档信息存入数据库并修改档案状态，返回结果，成功或是失败。 ➢ 归档信息页面输出显示： 序号 1 2 3 4 5 6 7 输出项名称 序号 档案编号 档案名称 档案类型 业务类型 所属机构 档案状态 详细含义 备注 4.4.2.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 任务管理 工作流 档案数据存储 关系 调用 4.4.2.2.7备注

4.4.3档案变更

4.4.3.1变更申请 4.4.3.1.1使用用户 档案基本操作用户 4.4.3.1.2功能概述

对需要变更的档案数据进行变更申请，包括：需要重新采集的数

- 35 -

电子档案管理系统需求说明书

据，采集完成进行归档的情况和只需要变更档案属性的情况。 4.4.3.1.3输入数据项详细描述

➢ 变更申请输入项： 序号 1 2 3 4 5 6 7 序号 1 2 3 4 5 输入项名称 档案编号 业务类型 档案类型 所属部门 变更申请人 变更原因 输入项名称 档案编号 业务类型 档案类型 所属部门 档案状态 详细含义 详细含义 数据类型 字符 字符 字符 字符 时间 字符 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 数据长度 32 32 32 32 8 100 数据长度 32 32 32 32 2 是否为空 输入 否 选择 选择 备注 备注 变更申请时间 ➢ 变更档案查询输入项： 是否为空 输入 否 选择 选择 选择 4.4.3.1.4业务处理流程描述

采集人登录成功变更申请人登录档案变更输入查询条件选择需要修改的档案采集接受审核结果发送变更申请输入变更信息点击变更变更审核人发送审核结果审核

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电子档案管理系统需求说明书

4.4.3.1.5输出结果详细描述

➢ 变更申请信息存入数据库，存入成功或失败 ➢ 变更档案查询结果页面输出项： 序号 1 2 3 4 5 6 输出项名称 序号 档案编号 业务类型 档案类型 所属部门 档案状态 详细含义 是否已归档 备注 4.4.3.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 关联模块（或功能项） 档案归档 变更审核 工作流 任务管理 关系 4.4.3.1.7备注 4.4.3.2变更审核 4.4.3.2.1使用用户 变更审核人 4.4.3.2.2功能概述

对用户提出的档案数据变更进行审核，包括变更的档案资料，变更原因，信息等。

- 37 -

电子档案管理系统需求说明书

4.4.3.2.3输入数据项详细描述

➢ 变更审核操作输入项： 序号 1 2 3 4 输入项名称 审核人 审核时间 审核意见 审核操作 详细含义 数据类型 字符 日期 字符 字符 数据长度 32 8 100 20 是否为空 输入 备注 登陆用户 系统时间 选择

➢ 变更审核查询输入项： 序号 1 2 3 4 5 6 输入项名称 档案编号 档案名称 档案类型 业务类型 所属部门 变更申请人 详细含义 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 字符 数据长度 是否为空 32 32 32 32 32 32 输入 选择 选择 选择 备注 4.4.3.2.4业务处理流程描述

变更申请人接受审核结果登录成功审核人发送审核结果登录查看任务选择审核审核意见

4.4.3.2.5输出结果详细描述

➢ 变更审核结果存入数据库，返回存储结果，成功或是失败。 ➢ 变更审核查询页面输出项： 序号 1 2 3 4 输出项名称 序号 档案编号 档案名称 档案类型 详细含义 备注 - 38 -

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5 6 7 8 9 10 11 业务类型 所属部门 变更申请人 审核人 审核时间 审核意见 审核操作 4.4.3.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 2 关联模块（或功能项） 工作流 任务管理 档案采集 关系 4.4.3.2.7备注

4.4.4档案销毁

4.4.4.1销毁申请 4.4.4.1.1使用用户 档案基本操作用户 4.4.4.1.2功能概述

对系统中存在且不需要再使用的档案资料提出销毁申请。 4.4.4.1.3输入数据项详细描述

➢ 档案销毁申请信息输入项： 序号 输入项名称 详细含义 数据类型 - 39 -

数据长度 是否为空 输入 备注（申 电子档案管理系统需求说明书

请） 1 2 3 4 5 6 7 8 9 序号 1 2 3 4 5 6 档案编号 档案名称 业务类型 档案类型 所属机构 档案状态 销毁申请人 销毁原因 销毁年限 输入项名称 档案编号 档案名称 业务类型 档案类型 所属机构 档案状态 详细含义 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 Number 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 字符 32 32 32 32 32 2 32 100 2 数据长度 32 32 32 32 32 2 是否为空 选择 选择 选择 选择 最大99 输入 选择 选择 选择 选择 备注 ➢ 档案销毁信息查询输入项 4.4.4.1.4业务处理流程描述

档案基本操作用户登陆，查看任务（或进入档案销毁）填写申请资料，发送销毁申请。 4.4.4.1.5输出结果详细描述

➢ 销毁申请信息存入数据库，返回存储结果，成功或是失败。 ➢ 销毁申请查询页面输出项： 序号 1 2 3 4 5 6 7 输出项名称 序号 档案编号 档案名称 业务类型 档案类型 所属机构 档案状态 详细含义 备注 - 40 -

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4.4.4.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 组织机构 任务管理 工作流组件 关系 4.4.4.1.7备注 4.4.4.2销毁审核 4.4.4.2.1使用用户 审核用户 4.4.4.2.2功能概述

对档案销毁申请进行审核，审核包括，档案基本资料，销毁原因，销毁时间。

4.4.4.2.3输入数据项详细描述

➢ 档案销毁处理输入项： 序号 1 2 3 4 序号 1 2 输入项名称 销毁人 销毁时间 销毁意见 销毁操作 输入项名称 档案编号 档案名称 详细含义 详细含义 数据类型 字符 日期 字符 字符 数据类型 数据长度 32 8 100 2 数据长度 是否为空 是否为空 输入 系统时间 选择 输入 备注 备注 ➢ 档案销毁查询输入项： - 41 -

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3 4 5 6 7 8 档案类型 业务类型 所属部门 销毁申请人 销毁原因 销毁年限 4.4.4.2.4业务处理流程描述

审核人登陆系统，查看任务或（进入销毁审核），填写审核意见，选择审核操作，完成。 4.4.4.2.5输出结果详细描述

➢ 档案销毁审核处理结果存入数据库，存储结果，成功或是失败。 ➢ 档案销毁审核查询页面输出项： 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 输出项名称 序号 档案编号 档案名称 业务类型 档案类型 所属机构 档案状态 销毁申请人 申请销毁原因 申请销毁年限 详细含义 备注 4.4.4.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 组织机构 任务管理 工作流 关系 - 42 -

电子档案管理系统需求说明书

4.4.4.2.7备注

销毁方式有两种，一种是彻底销毁，系统对需要彻底销毁的档案采用数据软销毁的方式，使用数据覆写的方法达到销毁档案数据，根据档案密级，可以选择不同的覆写次数，达到保护档案数据的目的。另一种是临时销毁，是将档案转储到销毁档案库中，并为销毁的档案数据设定恢复参数，只有具有相关操作权限的操作人员才可以恢复临时销毁的档案数据。

4.5 档案数据操作 4.5.1档案数据存储

4.5.1.1档案存储 4.5.1.1.1使用用户 系统

4.5.1.1.2功能概述

对系统中用户输入或采集的档案数据进行统一的符合相关规范的数据转换或包装并存储，存储包括对原始档案数据的存储、审批后包括审批信息的档案的存储以及对各原始档案进行的分类、编码、加密等操作。

- 43 -

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4.5.1.1.3输入数据项详细描述

序号 输入项名称 1 档案编号 详细含义 原始档案库的唯一编号 数据类型 字符 数据长度 32 是否为空 否 输入 备注 2 档案数据 通过扫Blob,jpeg，rm 描、上传、等 抓取等方式获取的档案资料 采集来的包括各种格式的档案数据 4.5.1.1.4业务处理流程描述

图片转换统一数据格式被调用选择转换方式声音转换分类、编目、加密存储文档转换

4.5.1.1.5输出结果详细描述

系统在不改变原始档案数据的要求下对档案数据进行统一格式包装，存入数据库，包装结果，成功或是失败。存储结果，成功或是失败。

4.5.1.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 关联模块（或功能项） 归档 档案变更（需要重新采集档案的） 关系 - 44 -

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3 档案转储 4.5.1.1.7备注

4.5.2档案数据获取

4.5.2.1档案获取 4.5.2.1.1使用用户 系统

4.5.2.1.2功能概述

由其他模块调用，根据调用模块传递的参数或者参数组合查询数据库，获取相关的或者类似的档案信息，并将数据解析为原始档案数据。

4.5.2.1.3输入数据项详细描述

序号 输入项名称 1 详细含义 数据类型 字符 数据长度 32 是否为空 否 输入 备注 档案编号 原始档案库的唯一编号 档案类型 档案类型 业务类型 档案所属业务类型 所属部门 档案归属部门 时间 时间 2 3 4 5 字符 字符 字符 日期 32 32 32 8 是 是 是 是 - 45 -

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4.5.2.1.4业务处理流程描述

被调用根据参数查询获取档案信息返回数据

4.5.2.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 输出项名称 序号 档案编号 档案数据 档案类型 业务类型 时间 档案状态 详细含义 输出数据编号 档案编号 具体档案信息 档案类型 所属业务 时间 档案归档状态 数据类型 Number 字符 字符 字符 字符 日期 字符 备注 4.5.2.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 档案查询 增值服务 档案展示 关系 调用 4.5.2.1.7备注

4.5.3档案数据展示

4.5.3.1档案展示 4.5.3.1.1使用用户 系统

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4.5.3.1.2功能概述

由其他模块调用，根据档案格式的不同，调用不同的数据展现方式，显示用户需要的档案数据。 4.5.3.1.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 档案编号 详细含义 原始档案库的唯一编号 档案格式 数据类型 字符 数据长度 32 是否为空 否 输入 备注 2 档案格式 字符 32 否 4.5.3.1.4业务处理流程描述

被调用选择转换方式获取档案信息档案转换展示

4.5.3.1.5输出结果详细描述

具体档案数据，包括：图片，文档，图像等。

4.5.3.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 档案查询 档案增值业务 档案获取 关系 调用 - 47 -

电子档案管理系统需求说明书

4.5.3.1.7备注

4.5.4档案转储

4.5.4.1档案转储 4.5.4.1.1使用用户

管理员

4.5.4.1.2功能概述

由于档案数据的存储量大、存储时间长，数据库空间有限等原因，将原档案数据库中的数据根据时间、类别、部门等条件进行数据的转移存储。 4.5.4.1.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 源 详细含义 需要转储的档案数据的源地址 转储档案的目地的地址 数据类型 字符 数据长度 50 是否为空 否 输入 备注 2 目的 字符 50 否 3 4 5

时间 部门 密级 转储条件，字符 按时间 转储条件，日期 按部门 转储条件，字符 按密级 8 32 2 选择 选择 选择 - 48 -

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4.5.4.1.4业务处理流程描述

档案管理员根据档案数据的时间、所属部门、类别等条件将档案数据转移存储。

4.5.4.1.5输出结果详细描述

转储源地址中是否已经成功删除数据，转储目的地址中是否已经成功存储数据。

4.5.4.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 关联模块（或功能项） 档案存储 档案获取 关系 调用 4.5.4.1.7备注

4.6 业务管理 4.6.1类别管理

4.6.1.1业务类别管理 4.6.1.1.1业务类别创建

4.6.1.1.1.1使用用户

管理员

4.6.1.1.1.2功能概述

创建系统中用户需要的业务类别，同时也可以创建业务类别的子

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电子档案管理系统需求说明书

类别，首先需要创建业务类别的根类别。

4.6.1.1.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 2 输入项名称 父业务类别名称 备注 详细含义 说明此业务类别的应用 数据类型 数据长度 是否为空 字符 字符 字符 32 32 100 否 输入 备注 业务类别名称 4.6.1.1.1.4业务处理流程描述

用户登陆，点击业务类别创建，输入业务类别名称和备注信息，如果有父业务类别，选择父业务类别，点击创建。

4.6.1.1.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 输出项名称 序号 业务类别名称 父业务类别名称 备注 详细含义 说明此业务类别的应用 备注 4.6.1.1.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 6 7 关联模块（或功能项） 档案采集 档案归档 档案变更 档案查询 增值服务 关联配置 任务管理 关系 - 50 -

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4.6.1.1.1.7备注

用户根据业务需求，添加与用户实际业务相关的业务类别，创建业务类别树，根据业务类别树，进行相关处理操作。 4.6.1.1.2业务类别修改

4.6.1.1.2.1使用用户

管理员

4.6.1.1.2.2功能概述

修改业务类别名称和备注信息。

4.6.1.1.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 输入项名称 业务类别名称 备注 详细含义 新业务类别名称 说明此业务类别的应用 数据类型 字符 字符 数据长度 是否为空 输入 32 100 否 备注 4.6.1.1.2.4业务处理流程描述

登陆业务类别管理输入条件查询查询详情点击修改保存

4.6.1.1.2.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 输出项名称 序号 业务类别名称 父业务类别名称 备注 详细含义 说明此业务类别的应用 备注 - 51 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.1.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 6 7 关联模块（或功能项） 档案采集 档案归档 档案变更 档案查询 增值服务 关联配置 任务管理 关系 4.6.1.1.2.7备注

如果此业务类别有父类别、子类别或与档案类别有关联关系，系统会自动修改为新的信息。 4.6.1.1.3业务类别删除

4.6.1.1.3.1使用用户

管理员

4.6.1.1.3.2功能概述

删除系统中用户不需要的业务类别信息，如果此业务类别有子类别、父类别或与其他模块有关联关系，系统提示用户是全部删除还是从末端节点或关系开始删除。

4.6.1.1.3.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 业务类别名称 详细含义 数据类型 字符 数据长度 是否为空 输入 32 否 备注 - 52 -

电子档案管理系统需求说明书

2 备注 说明此业务类别的应用 字符 100 4.6.1.1.3.4业务处理流程描述

用户登陆，点击业务类别管理，输入业务类别名称和备注信息查询详细信息，点击删除，选择全部删除子类别和关系或选择从末端节点业务类别和关系开始删除。

4.6.1.1.3.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 输出项名称 序号 业务类别名称 父业务类别名称 备注 详细含义 说明此业务类别的应用 备注 4.6.1.1.3.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 6 7 关联模块（或功能项） 档案采集 档案归档 档案变更 档案查询 增值服务 关联配置 任务管理 关系 - 53 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.1.3.7备注

4.6.1.2档案类别管理 4.6.1.2.1档案类别创建

4.6.1.2.1.1使用用户

管理员

4.6.1.2.1.2功能概述

创建系统中用户需要的各种档案，同时也可以创建类别的子类别。创建档案类别需要从档案类别根类别开始创建。

4.6.1.2.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 2 输入项名称 档案类别名称 父档案类别名称 备注 详细含义 说明此档案类别的应用 数据类型 字符 字符 字符 数据长度 32 32 100 是否为空 输入 否 备注 4.6.1.2.1.4业务处理流程描述

用户登陆，点击档案类别创建，输入档案类别名称和备注信息，如果有父类别，选择父类别，点击创建。

4.6.1.2.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 输出项名称 序号 档案类别名称 父档案类别名称 备注 详细含义 说明此档案类别的应用 备注 - -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.2.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 6 7 关联模块（或功能项） 档案采集 档案归档 档案变更 档案查询 增值服务 关联配置 任务管理 关系 4.6.1.2.1.7备注

用户根据业务类别的需求，添加档案类别。 4.6.1.2.2档案类别修改

4.6.1.2.2.1使用用户

管理员

4.6.1.2.2.2功能概述

修改类别名称和备注信息。

4.6.1.2.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 输入项名称 档案类别名称 备注 详细含义 新类别名称 说明此类别的应用 数据类型 字符 字符 数据长度 是否为空 32 100 否 输入 备注 - 55 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.2.2.4业务处理流程描述

登陆档案类别管理输入条件查询查询详情点击修改保存

4.6.1.2.2.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 输出项名称 序号 档案类别名称 父档案类别名称 备注 详细含义 说明此类别的应用 备注 4.6.1.2.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 6 7 关联模块（或功能项） 档案采集 档案归档 档案变更 档案查询 增值服务 关联配置 任务管理 关系 4.6.1.2.2.7备注

如果此档案类别有父类别、子类别、与其他类别有关联关系，系统会自动修改为新的信息。 4.6.1.2.3档案类别删除

4.6.1.2.3.1使用用户

管理员

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电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.2.3.2功能概述

删除系统中用户不需要的档案类别信息，如果此档案类别有子类别、父类别或与其他模块有关联关系，系统提示用户是全部删除还是从末端节点或关系开始删除。

4.6.1.2.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 输入项名称 档案类别名称 备注 详细含义 说明此档案类别的应用 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 字符 32 100 否 备注 4.6.1.2.3.4业务处理流程描述

用户登陆，点击档案类别管理，输入档案类别名称和备注信息查询详细信息，点击删除，选择全部删除子档案类别和关系或选择从末端节点和关系开始删除。

4.6.1.2.3.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 输出项名称 序号 档案类别名称 父档案类别名称 备注 详细含义 说明此档案类别的应用 备注 4.6.1.2.3.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 关联模块（或功能项） 档案采集 档案归档 档案变更 档案查询 关系 - 57 -

电子档案管理系统需求说明书

5 6 7 增值服务 关联配置 任务管理 4.6.1.2.3.7备注

4.6.2关联配置

4.6.2.1创建关联 4.6.2.1.1使用用户 管理员 4.6.2.1.2功能概述

创建用户实际业务类别和档案类别之间的关联关系。 4.6.2.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 输入项名称 业务类别名称 业务类别描述 档案类别名称 档案类别描述 备注 详细含义 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 数据长度 是否为空 输入 备注 32 32 32 32 100 - 58 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.2.1.4业务处理流程描述

管理员登陆关联配置查询选择需要关联的业务类别点击关联选择档案类别添加

4.6.2.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 输出项名称 序号 详细含义 备注 业务类别名称 业务类别描述 档案类别名称 档案类别描述 备注 4.6.2.1.6与其他模块的相关性

序号 1 关联模块（或功能项） 业务类别管理 关系 调用 4.6.2.1.7备注

业务类别与档案类别的关联中，可以关联到档案类别的子类别或末端节点的档案类别，同时可以关联多个档案类别。 4.6.2.2修改关联 4.6.2.2.1使用用户 管理员

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电子档案管理系统需求说明书

4.6.2.2.2功能概述

修改业务类别与档案类别之间的关联关系。 4.6.2.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 输入项名称 业务类别名称 业务类别描述 档案类别名称 档案类别描述 备注 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 字符 字符 字符 字符 32 32 32 32 输入 备注 4.6.2.2.4业务处理流程描述

管理员登陆关联配置查询选择业务类别点击查看关联点击修改保存选择档案类别

4.6.2.2.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 输出项名称 序号 业务类别名称 业务类别描述 档案类别名称 档案类别描述 备注 详细含义 备注 - 60 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.2.2.6与其他模块的相关性

序号 1 关联模块（或功能项） 业务类别管理 关系 调用 4.6.2.2.7备注 4.6.2.3删除关联 4.6.2.3.1使用用户 管理员 4.6.2.3.2功能概述

删除业务与类别之间的关联关系。 4.6.2.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 输入项名称 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 字符 字符 字符 32 32 32 32 备注 业务类别名称 业务类别描述 档案类别名称 档案类别描述 4.6.2.3.4业务处理流程描述

管理员登陆关联配置查询选择业务类别点击查看关联点击删除

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电子档案管理系统需求说明书

4.6.2.3.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 输出项名称 序号 业务类别名称 业务类别描述 档案类别名称 档案类别描述 备注 详细含义 备注 4.6.2.3.6与其他模块的相关性

序号 1 关联模块（或功能项） 业务类别管理 关系 调用 4.6.2.3.7备注

4.6.3任务管理

任务是系统中每个业务类型对应多个档案类型和一个工作流之间的组合关系。在每个任务中，有一个业务类型，一个工作流，多个档案类型。任务是为方便用户清楚的了解在系统中能做的事情及当前系统中有哪些事情需要自己处理而设置，用户可以查看待办任务和已办任务。 4.6.3.1创建任务 4.6.3.1.1使用用户 管理员

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电子档案管理系统需求说明书

4.6.3.1.2功能概述

管理员根据具体的业务创建新的任务。 4.6.3.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 输入项名称 业务类型 档案类型 工作流 任务名称 任务状态 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 字符 字符 字符 字符 字符 32 32 32 32 2 输入 备注 4.6.3.1.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，如果没有需要的任务，点击添加创建新的任务，选择业务类型、档案类型、工作流后点击创建。

4.6.3.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 输出项名称 序号 业务类型 档案类型 工作流 任务名称 任务状态 详细含义 备注 4.6.3.1.6与其他模块的相关性

序号 1 关联模块（或功能项） 工作流 关系 - 63 -

电子档案管理系统需求说明书

2 3 类别管理 组织机构管理 4.6.3.1.7备注 4.6.3.2发布任务 4.6.3.2.1使用用户 管理员 4.6.3.2.2功能概述

管理员将已经创建好还未发布的任务进行发布到系统中，使新建的任务可以执行。

4.6.3.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 输入项名称 业务类型 档案类型 工作流 任务名称 任务状态 详细含义 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 数据长度 是否为空 32 32 32 32 2 输入 备注 4.6.3.2.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，选择需要发布的任务，点击发布。

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电子档案管理系统需求说明书

4.6.3.2.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 输出项名称 序号 业务类型 档案类型 工作流 任务名称 任务状态 详细含义 备注 4.6.3.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 工作流 类别管理 组织机构管理 关系 4.6.3.2.7备注

任务在发布之后，任务功能才可以使用，任务中所配置的业务才会在用户操作档案核心功能是可用。 4.6.3.3修改任务 4.6.3.3.1使用用户 管理员 4.6.3.3.2功能概述

管理员对已经创建的任务进行修改，并进行发布。

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电子档案管理系统需求说明书

4.6.3.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 输入项名称 业务类型 档案类型 工作流 任务名称 任务状态 详细含义 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 数据长度 是否为空 输入 备注 32 32 32 32 2 4.6.3.3.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，选择需要修改的任务，点击修改，并发布。 4.6.3.3.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 输出项名称 序号 业务类型 档案类型 工作流 任务名称 任务状态 详细含义 备注 4.6.3.3.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 关联模块（或功能项） 工作流 类别管理 组织机构管理 发布任务 关系 - 66 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.3.3.7备注 4.6.3.4删除任务 4.6.3.4.1使用用户 管理员 4.6.3.4.2功能概述

管理员对系统中存在的任务进行删除操作（只删除工作流、业务类型、档案类型之间的任务关系）。 4.6.3.4.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 输入项名称 业务类型 档案类型 工作流 任务名称 任务状态 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 字符 字符 字符 字符 字符 32 32 32 32 2 输入 备注 4.6.3.4.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，选择需要删除的任务，点击删除。 4.6.3.4.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 输出项名称 序号 业务类型 档案类型 详细含义 - 67 -

备注 电子档案管理系统需求说明书

4 5 6 工作流 任务名称 任务状态 4.6.3.4.6与其他模块的相关性

序号 1 2 关联模块（或功能项） 工作流 组织机构管理 关系 4.6.3.4.7备注

4.7 查询统计 4.7.1档案数据查询

4.7.1.1档案查询 4.7.1.1.1使用用户 系统用户 4.7.1.1.2功能概述

通过用户输入的查询条件及条件组合，完成对需要的档案资料的查询，通过调用数据展示模块实现对档案资料的明细的展示查看。支持单个条件和组合条件的模糊查询。 4.7.1.1.3输入数据项详细描述

序号 输入项名称 详细含义 数据类型 - 68 -

数据长度 是否为空 输入 备注 电子档案管理系统需求说明书

1 档案编号 原始档案库的唯一编号 字符 32 否 2 档案类型 业务类型 所属部门 建档时间起 建档时间止 档案状态 字符 字符 字符 日期 日期 字符 32 32 32 8 8 2 4.7.1.1.4业务处理流程描述

用户登陆点击查询统计，选择通用查询功能，输入查询条件，点击查询，在结果列表中点击档案编号查看详情，点击占位符调用展示模块显示档案资料详细。 4.7.1.1.5输出结果详细描述 ➢

查询输出列表显示：

输出项名称 档案编号 档案类型 业务类型 所属部门 建档时间 档案状态 档案数据 输出项名称 档案编号 图片 影像 文档 备注 详细含义 档案在系统中的唯一标识 需要显示的档案数据 详细含义 档案中的图片资料 档案中的声音、图像资料 档案中的文档资料 其他信息 数据类型 字符 字符 字符 字符 日期 字符 数据类型 字符 Blob Blob Blob 字符 备注 占位标示。 备注 序号 1 2 3 4 5 6 7 序号 1 2 3 4 5

➢ 点击占位符后显示档案数据明细： - 69 -

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4.7.1.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 关联模块（或功能项） 组织机构 数据展示 关系 调用 4.7.1.1.7备注 4.7.1.2全文检索 4.7.1.2.1使用用户 系统用户 4.7.1.2.2功能概述

根据用户输入的关键字或者关键字组合在用户指定的范围内进行档案数据全文匹配查询。 4.7.1.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 输入项名称 搜索关键字 档案类型 业务类型 所属部门 档案状态 详细含义 归档状态 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 数据长度 50 32 32 32 2 是否为空 否 输入 备注 选择 选择 选择 选择 4.7.1.2.4业务处理流程描述

用户登录，输入查询关键字，选择查询范围，点击查询。

- 70 -

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4.7.1.2.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 输出项名称 序号 档案编号 档案类型 业务类型 所属部门 档案 详细含义 包含关键字的档案资料，使用占位符代替，点击可显示详情 归档状态 备注 7 档案状态

4.7.1.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 数据获取 数据展示 组织机构 关系 4.7.1.2.7备注

4.7.2档案数据统计

4.7.2.1数据统计 4.7.2.1.1使用用户 系统用户

- 71 -

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4.7.2.1.2功能概述

根据用户输入的统计条件或条件组合，统计出用户所需要的统计信息。

4.7.2.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 输入项名称 档案类型 业务类型 所属部门 档案状态 建档时间起 建档时间止 归档时间起 归档时间止 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 备注 字符 字符 字符 字符 日期 日期 日期 日期 32 32 32 2 8 8 8 8 选择 选择 选择 选择 选择 选择 4.7.2.1.4业务处理流程描述

用户登陆，输入统计条件，点击统计，等到统计结果列表。 4.7.2.1.5输出结果详细描述

输出用户想要统计的结果数据。

4.7.2.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 关联模块（或功能项） 数据查询 数据获取 关系 4.7.2.1.7备注

- 72 -

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4.8 档案增值功能 4.8.1档案借阅

4.8.1.1借阅申请 4.8.1.1.1使用用户 增值用户 4.8.1.1.2功能概述

为满足用户对档案的使用需求，用户可以根据条件查询是否存在用户需要的档案并登记借阅申请信息。 4.8.1.1.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 详细含义 档案编号 原始档案库的唯一编号 档案类型 业务类型 归属地 是否借出 申请借阅人 借阅时间 归还时间 借阅方式 利用目的 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 32 否 备注 2 3 4 5 6 7 8 9 10 档案类型 业务类型 所属部门 档案状态 借阅人 借阅时间 归还时间 借阅方式 借阅目的 字符 字符 字符 字符 字符 日期 日期 字符 字符 32 32 32 32 32 8 8 32 100 否 - 73 -

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4.8.1.1.4业务处理流程描述

用户后台操作登陆后台获取借阅数据填写借阅申请单已被借阅当前档案是否借阅未被借阅入库、发送消息 4.8.1.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 输出项名称 序号 档案编号 档案类型 业务类型 所属部门 档案状态 借阅人 借阅时间 归还时间 借阅方式 借阅目的 详细含义 原始档案库的唯一编号 档案类型 业务类型 归属地 是否借出 申请借阅人 借阅时间 归还时间 借阅方式 利用目的 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 字符 日期 日期 字符 字符 备注 - 74 -

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4.8.1.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 关联模块（或功能项） 借阅审批 任务管理 关系 依赖 4.8.1.1.7备注

借阅申请分为电子类档案借阅申请和实物类档案借阅申请（如纸质档案）。 4.8.1.2借阅审核 4.8.1.2.1使用用户 增值用户 4.8.1.2.2功能概述

对借阅申请信息的合法性，规范性，借阅人资料进行审核。 4.8.1.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 输入项名称 审核人 审核意见 审核时间 详细含义 借阅信息审批人 审核意见 时间 数据类型 数据长度 字符 字符 日期 32 32 8 是否为空 否 输入 备注 - 75 -

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4.8.1.2.4业务处理流程描述

用户后台操作登陆后台获取借阅数据借阅申请当前档案是否批准批准是否修改借阅期限不批准是否驳回修改借阅期限入库、发送消息审批

4.8.1.2.5输出结果详细描述

审核结果，通过或为通过。

4.8.1.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 借阅申请 工作流 任务管理 关系 依赖 - 76 -

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4.8.1.2.7备注

审核借阅包括电子类档案的借阅审核和实物类档案的借阅审核，借阅审核包括对借阅人的权限，档案的密级等审核，电子类档案的审核需要考虑电子档案的数量，借阅方式，如果是下载借阅，需要审核档案是否可复制，是否需要加密借阅，到期是否需要自动销毁档案等。 4.8.1.3借阅信息管理 4.8.1.3.1使用用户 管理员 4.8.1.3.2功能概述

管理员对档案借阅信息的维护，包括对档案借阅信息的查询，删除。帮助管理员维护档案管理。 4.8.1.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 输入项名称 档案编号 档案类型 业务类型 档案所属部门 借阅人 借阅时间 借阅人所属部门 借阅方式 档案状态 详细含义 借阅信息审批人 审核意见 借阅方式 是否归档 数据类型 字符 字符 字符 字符 字符 日期 字符 字符 字符 数据长度 32 32 32 32 32 8 32 32 2 是否为空 输入 备注 - 77 -

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4.8.1.3.4业务处理流程描述

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询的借阅信息列表。 管理员输入查询条件，点击查询，得到查询列表，点击序号查看详细信息，点击删除，删除借阅信息。 4.8.1.3.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 输出项名称 序号 档案编号 档案类型 业务类型 档案所属部门 借阅人 借阅时间 借阅方式 借阅人所属部门 档案状态 归还状态 详细含义 借阅信息列表编号 是否归档 是否归还 数据类型 Number 字符 字符 字符 字符 字符 日期 字符 字符 字符 字符 备注 4.8.1.3.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 关联模块（或功能项） 工作流 档案查询 档案展示 档案归还 关系 - 78 -

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4.8.1.3.7备注

4.8.2档案归还

4.8.2.1归还申请 4.8.2.1.1使用用户 增值用户 4.8.2.1.2功能概述

用户根据自己所借阅的档案及规定的归还日期进行档案归还操作，并登记归还信息。 4.8.2.1.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 档案编号 详细含义 原始档案库的唯一编号 数据类型 字符 数据长度 是否为空 输入 备注 32 否 2 3 4 5 6 7 8 9 10 档案类型 业务类型 所属部门 借阅人 归还人 借阅时间 归还时间 归还人联系方式 利用效果 字符 字符 字符 字符 日期 日期 字符 字符 32 32 32 32 8 8 32 100 否 - 79 -

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4.8.2.1.4业务处理流程描述

增值用户登陆系统，填写归还申请单，点击归还。 4.8.2.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 输入项名称 序号 档案编号 档案类型 业务类型 所属部门 借阅人 归还人 借阅时间 归还时间 归还人联系方式 利用效果 详细含义 原始档案库的唯一编号 备注 4.8.2.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 关联模块（或功能项） 归还审批 档案归档 档案借阅 工作流 任务管理 关系 依赖 4.8.2.1.7备注

档案归还操作主要针对实物类档案（如纸质档案）。

- 80 -

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4.8.2.2归还审核 4.8.2.2.1使用用户 管理员 4.8.2.2.2功能概述

管理员对归还者归还的档案进行完整性，规范性等信息审核。 4.8.2.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 输入项名称 详细含义 审核人 审核时间 审核意见 数据类型 字符 日期 字符 数据长度 32 8 32 是否为空 输入 备注 否 否 4.8.2.2.4业务处理流程描述

归还审核人管理员登陆查看任务通过归档未通过归还人登陆填写申请单点击申请 4.8.2.2.5输出结果详细描述

返回审核结果，通过或未通过。

- 81 -

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4.8.2.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 关联模块（或功能项） 归还申请 任务管理 关系 依赖 4.8.2.2.7备注

归还审核主要针对实物档案（如纸质档案），审核内容包括：归还人的权限，档案资料的完整度，是否有损坏，利用效果等。 4.8.2.3归还信息管理 4.8.2.3.1使用用户 管理员 4.8.2.3.2功能概述

管理员对档案归还信息的维护，包括对档案归还信息的查询，删除。帮助管理员维护档案管理。 4.8.2.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 输入项名称 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 档案编号 档案类型 业务类型 档案所属部门 借阅人 字符 字符 字符 字符 字符 32 32 32 32 32 输入 备注 - 82 -

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6 7 8 9 10 11 借阅时间 归还人 归还时间 归还人联系方式 利用效果 档案状态 日期 字符 日期 字符 字符 8 32 8 20 100 2 是否归档 字符 4.8.2.3.4业务处理流程描述

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询的归还信息列表。 管理员输入查询条件，点击查询，得到查询列表，点击序号查看详细信息，点击删除，删除归还信息。 4.8.2.3.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 输出项名称 序号 档案编号 档案类型 业务类型 档案所属部门 借阅人 借阅时间 归还人 归还时间 归还人联系方式 利用效果 档案状态 详细含义 借阅信息列表编号 是否归档 数据类型 Number 字符 字符 字符 字符 字符 日期 字符 字符 字符 字符 备注 4.8.2.3.6与其他模块的相关性

序号 1 关联模块（或功能项） 归还申请 关系 - 83 -

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2 3 工作流 任务管理 依赖 4.8.2.3.7备注

4.8.3档案催还

4.8.3.1使用用户 管理员 4.8.3.2功能概述

管理员根据借阅人填写的归还时间判断借阅人是否按时归还档案，如果未按时归还，管理员发送催还单给借阅人，提醒借阅用户归还档案。

4.8.3.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 档案编号 详细含义 原始档案库的唯一编号 是否归还 数据类型 字符 数据长度 32 是否为空 否 输入 备注 2 3 4 5 6 7 档案类型 业务类型 所属部门 借阅人 归还时间 归还状态 字符 字符 字符 字符 日期 字符 32 32 32 32 8 32 否 - 84 -

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4.8.3.4业务处理流程

管理员管理员登陆查看任务未过期过期未还打印催还单发生催还信息借阅人查看登陆邮箱或系统

4.8.3.5输出数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 输出项名称 催还单序号 档案编号 档案类型 业务类型 档案所属部门 借阅人 借阅时间 归还时间 催还信息 详细含义 数据类型 Number 字符 字符 字符 字符 字符 日期 字符 字符 备注 4.8.3.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 借阅申请 工作流 任务管理 关系 依赖

- 85 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.3.7备注

催还功能主要针对实物档案(纸质档案)的归还，如果借阅人也在使用本系统可以通过系统提醒的方式，如果是外部人员借阅，需要设置邮件提醒或短信提醒。

4.8.4档案预约

4.8.4.1预约申请 4.8.4.1.1使用用户 增值用户 4.8.4.1.2功能概述

用户可以通过系统的预约功能，提前预约需要借阅的档案资料。用户根据自己需要获取的信息查询档案资料，查询到需要的档案后填写预约申请单（主要针对实物档案）。如果特殊的电子档案有档案数量的也需要根据借阅情况提前预约。 4.8.4.1.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 档案编号 详细含义 原始档案库的唯一编号 数据类型 字符 数据长度 是否为空 输入 备注 32 否 2 3 档案类型 业务类型 字符 字符 - 86 -

32 32 电子档案管理系统需求说明书

4 5 6 7 8 9 10 11 所属部门 预约人 预约时间 借阅时间 归还时间 预约人所属部门 预约人联系方式 借阅目的 字符 字符 日期 日期 日期 字符 字符 字符 32 32 8 8 8 32 20 100 否 4.8.4.1.4业务处理流程描述

预约人登陆输入查询条件获取档案信息填写预约申请点击申请

4.8.4.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 输入项名称 序号 档案编号 档案类型 业务类型 所属部门 预约人 预约时间 借阅时间 归还时间 借阅目的 详细含义 原始档案库的唯一编号 备注 4.8.4.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 预约审批 档案查询 工作流 关系 - 87 -

电子档案管理系统需求说明书

4 任务管理 依赖 4.8.4.1.7备注 4.8.4.2预约审核 4.8.4.2.1使用用户 管理员 4.8.4.2.2功能概述

管理员对预约者发送的预约申请进行预约人的资料、权限、借阅方式等审核。同时判断预约档案是否已经有提前预约人等信息。 4.8.4.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 输入项名称 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 审核人 审核时间 审核意见 字符 日期 字符 32 8 32 否 否 输入 备注 4.8.4.2.4业务处理流程描述

管理员管理员登陆查看任务通过预约通过设置预约未成功通知发送通知设置预约成功通知预约人查看登陆邮箱或系统

- 88 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.4.2.5输出结果详细描述

审核结果，通过或未通过

4.8.4.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 关联模块（或功能项） 预约申请 档案查询 工作流 任务管理 关系 依赖 4.8.4.2.7备注 4.8.4.3预约信息管理 4.8.4.3.1使用用户 管理员 4.8.4.3.2功能概述

管理员对档案预约信息的维护，包括对档案预约信息的查询，删除。帮助管理员维护档案管理。 4.8.4.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 输入项名称 档案编号 档案类型 业务类型 详细含义 数据类型 字符 字符 字符 - -

数据长度 是否为空 输入 32 32 32 备注 电子档案管理系统需求说明书

4 5 6 7 8 档案所属部门 预约人 预约时间 预约人联系方式 预约目的 字符 字符 日期 字符 日期 32 32 8 32 8 4.8.4.3.4业务处理流程描述

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询的预约信息列表。 管理员输入查询条件，点击查询，得到查询列表，点击序号查看详细信息，点击删除，删除预约信息。

4.8.4.3.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 输出项名称 序号 档案编号 档案类型 业务类型 档案所属部门 预约人 预约时间 预约人联系方式 预约目的 详细含义 借阅信息列表编号 数据类型 Number 字符 字符 字符 字符 字符 日期 字符 字符 备注 4.8.4.3.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 预约申请 查询 任务管理 关系 依赖 - 90 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.4.3.7备注

4.9 工作流管理 4.9.1工作流创建配置

4.9.1.1使用用户 管理员 4.9.1.2功能概述

根据档案流转的过程，调用工作流组件，配置档案流转的各个环节点，结合组织机构与用户角色的关系，控制各环节处理用户，并根据档案数据限定各个环节处理人处理的档案的确定性。支持同一流程对多个档案的处理。 4.9.1.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 环节点名称 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 32 输入 备注 档案流转 的各个节点的名称。 下一节点的处理人 需要处理的档案 档案流转规则 2 3 4 处理人 档案数据 工作流组件配置 32 100 - 91 -

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4.9.1.4业务处理流程描述

登陆工作流管理添加新流程画流程图配置

4.9.1.5输出结果详细描述

配置结果，成功与否。

4.9.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 工作流 档案基本操作 任务管理 关系 调用 调用 4.9.1.7备注

4.9.2工作流发布

4.9.2.1使用用户 管理员 4.9.2.2功能概述

对已经创建好的流程进行业务关联，并将工作流发布到工作流组件中。

- 92 -

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4.9.2.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 业务名称 详细含义 流程图画的具体业务 数据类型 字符 数据长度 32 是否为空 否 输入 备注 2 3 工作流 备注信息 字符 字符 32 100 否 选择 4.9.2.4业务处理流程描述

登陆工作流管理工作流发布业务关联发布

4.9.2.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 输出项名称 序号 业务名称 工作流 状态 备注信息 详细含义 流程图画的具体业务 备注 4.9.2.6与其他模块的相关性

序号 1 关联模块（或功能项） 工作流 关系 调用 4.9.2.7备注

工作流发布时需要将工作流程图相关的文件进行工作流相关流转配置，然后打包，提交到工作流组件中。

- 93 -

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4.10 系统管理 4.10.1组织机构管理

4.10.1.1添加组织机构 4.10.1.1.1使用用户 管理员 4.10.1.1.2功能概述

创建组织机构模型，并可添加组织机构模型中的各个节点。 4.10.1.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 输入项名称 机构名称 机构编号 上级机构名称 上级机构编码 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 选择 选择 备注 4.10.1.1.4业务处理流程描述

登陆组织机构管理点击添加输入信息保存

4.10.1.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 输出项名称 序号 机构名称 机构描述 详细含义 数据类型 备注 - 94 -

电子档案管理系统需求说明书

4 5 父级机构 父级机构描述 4.10.1.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 关联模块（或功能项） 工作流 档案核心操作 档案查询 增值服务 关系 4.10.1.1.7备注 4.10.1.2修改组织机构 4.10.1.2.1使用用户 管理员 4.10.1.2.2功能概述

管理员对系统中的组织机构进行修改。 4.10.1.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 输入项名称 机构名称 机构编号 上级机构名称 上级机构编码 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 选择 选择 备注

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电子档案管理系统需求说明书

4.10.1.2.4业务处理流程描述

登陆组织机构管理查询详细信息修改信息保存

4.10.1.2.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 输出项名称 序号 机构名称 机构描述 父级机构 父级机构描述 详细含义 数据类型 备注 4.10.1.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 关联模块（或功能项） 工作流 档案核心操作 档案查询 增值服务 关系 4.10.1.2.7备注 4.10.1.3删除组织机构 4.10.1.3.1使用用户 管理员

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电子档案管理系统需求说明书

4.10.1.3.2功能概述

删除用户组织机构及其关系。 4.10.1.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 输入项名称 机构名称 机构编号 上级机构名称 上级机构编码 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 字符 字符 字符 字符 32 32 32 32 输入 选择 选择 备注 4.10.1.3.4业务处理流程描述

登陆组织机构管理查询详细信息删除信息确定

4.10.1.3.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 输出项名称 序号 机构名称 机构描述 父级机构 父级机构描述 详细含义 备注 4.10.1.3.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 工作流 档案核心操作 档案查询 关系 - 97 -

电子档案管理系统需求说明书

4 增值服务 4.10.1.3.7备注

如果删除的组织机构有子机构，需要选择是先删除子机构然后删此机构还是批量删除所有子机构并删除此机构。

4.10.2角色管理

4.10.2.1添加角色 4.10.2.1.1使用用户

管理员

4.10.2.1.2功能概述

根据用户职能分配的不同，添加新的角色。

4.10.2.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 输入项名称 角色名称 角色描述 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 字符 32 100 备注 4.10.2.1.4业务处理流程描述

管理员登陆后点击角色管理，点击添加角色，输入角色名称和描述，点击保存。

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电子档案管理系统需求说明书

4.10.2.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 输出项名称 角色名称 角色描述 详细含义 备注 4.10.2.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 关联模块（或功能项） 菜单 档案核心操作 档案查询 增值服务 组织机构 关系 4.10.2.1.7备注 4.10.2.2修改角色 4.10.2.2.1使用用户 管理员 4.10.2.2.2功能概述 修改系统中的角色。 4.10.2.2.3输入数据项详细描述

序号 1 输入项名称 角色名称 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 - 99 -

备注 32 电子档案管理系统需求说明书

2 角色描述 字符 100 4.10.2.2.4业务处理流程描述

管理员登陆，进入角色管理，输入查询条件，查询结果详细信息，修改相关信息，点击保存。 4.10.2.2.5输出结果详细描述

返回修改结果，成功或失败。

4.10.2.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 关联模块（或功能项） 菜单 档案核心操作 档案查询 增值服务 组织机构 关系 4.10.2.2.7备注

角色修改之后，系统将角色与用户，用户组，组织机构，菜单等关系进行修改并重新关联。 4.10.2.3删除角色 4.10.2.3.1使用用户 管理员

- 100 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.2.3.2功能概述 删除系统中的角色。 4.10.2.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 输入项名称 角色名称 角色描述 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 字符 32 100 备注 4.10.2.3.4业务处理流程描述

管理员进入角色管理，输入查询条件，查询出想要删除的角色，进入详细信息，点击删除。 4.10.2.3.5输出结果详细描述

返回删除结果，成功或失败。

4.10.2.3.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 关联模块（或功能项） 菜单 档案核心操作 档案查询 增值服务 组织机构 关系 4.10.2.3.7备注

角色的删除同时需要删除角色与用户、用户组、组织机构、菜单

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之间的关联关系。 4.10.2.4角色菜单配置 4.10.2.4.1使用用户 管理员 4.10.2.4.2功能概述

配置相关角色下显示的菜单 4.10.2.4.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 输入项名称 角色名称 角色描述 菜单名称 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 备注 字符 字符 字符 32 100 32 选择 4.10.2.4.4业务处理流程描述

管理员进入角色管理，输入查询条件，查询出角色信息，进入详细信息，点击菜单管理，选择想要在此角色下显示的菜单项，点击保存

4.10.2.4.5输出结果详细描述

配置结果，成功关联或失败

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4.10.2.4.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 关联模块（或功能项） 组织机构 用户 任务管理 关系 4.10.2.4.7备注

4.10.3用户管理

4.10.3.1添加用户 4.10.3.1.1使用用户 管理员 4.10.3.1.2功能概述

管理员添加系统使用用户，包括用户的基本资料。 4.10.3.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 输入项名称 登陆ID 姓名 性别 密码 联系方式 所属部门 所属用户组 职位 身份证号 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 - 103 -

备注 32 32 2 32 20 32 32 32 32 否 否 否 选择 选择 选择 选择 电子档案管理系统需求说明书

10 员工编号 字符 20 否 4.10.3.1.4业务处理流程描述

管理员进入用户管理，点击添加，输入用户基本信息，点击保存。 4.10.3.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 输出项名称 序号 登陆ID 姓名 性别 联系方式 所属部门 所属用户组 职位 身份证号 员工编号 详细含义 数据类型 Number 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 备注 4.10.3.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 6 7 关联模块（或功能项） 系统管理 用户角色配置 档案核心操作 档案查询 增值服务 工作流 任务管理 关系 - 104 -

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4.10.3.1.7备注 4.10.3.2修改用户 4.10.3.2.1使用用户 管理员 4.10.3.2.2功能概述 修改用户基本信息 4.10.3.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 输入项名称 登陆ID 姓名 性别 密码 联系方式 所属部门 所属用户组 职位 身份证号 员工编号 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 备注 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 32 32 2 32 20 32 32 32 32 20 否 否 否 否 选择 选择 选择 选择 4.10.3.2.4业务处理流程描述

管理员进入用户管理，输入查询条件，查看详细信息，修改信息，点击保存。

4.10.3.2.5输出结果详细描述

序号 输出项名称 详细含义 - 105 -

数据类型 备注 电子档案管理系统需求说明书

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 序号 登陆ID 姓名 性别 联系方式 所属部门 所属用户组 职位 身份证号 员工编号 Number 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 4.10.3.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 6 7 关联模块（或功能项） 系统管理 用户角色配置 档案核心操作 档案查询 增值服务 工作流 任务管理 关系 4.10.3.2.7备注 4.10.3.3删除用户 4.10.3.3.1使用用户 管理员

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4.10.3.3.2功能概述

管理员根据员工情况，删除离职或不在使用本系统的用户信息。 4.10.3.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 输入项名称 登陆ID 姓名 性别 密码 联系方式 所属部门 所属用户组 职位 身份证号 员工编号 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 32 32 2 32 20 32 32 32 32 20 否 否 否 否 选择 选择 选择 选择 备注 4.10.3.3.4业务处理流程描述

管理员进入用户管理，输入查询条件，查看详细信息，点击删除，删除用户信息。

4.10.3.3.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 输出项名称 序号 登陆ID 姓名 性别 联系方式 所属部门 所属用户组 职位 身份证号 员工编号 详细含义 数据类型 Number 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 备注 - 107 -

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4.10.3.3.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 6 7 关联模块（或功能项） 系统管理 用户角色配置 档案核心操作 档案查询 增值服务 工作流 任务管理 关系 4.10.3.3.7备注

4.10.4用户组管理

4.10.4.1添加用户组 4.10.4.1.1使用用户 管理员 4.10.4.1.2功能概述

为系统总一类用户或具有相同操作权限的一类用户建立分组。 4.10.4.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 输入项名称 用户组名称 说明 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 字符 - 108 -

备注 32 32 否 电子档案管理系统需求说明书

4.10.4.1.4业务处理流程描述

管理员进入用户组管理，点击添加，输入用户组名及说明点击保存。

4.10.4.1.5输出结果详细描述

添加是否成功

4.10.4.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 关联模块（或功能项） 用户管理 用户组角色配置 组织机构 工作流 任务管理 关系 4.10.4.1.7备注 4.10.4.2修改用户组 4.10.4.2.1使用用户 管理员

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4.10.4.2.2功能概述

修改用户组信息，如名称、说明。 4.10.4.2.3输入数据项详细描述

序号 1 2 输入项名称 用户组名称 说明 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 备注 字符 字符 32 32 否 4.10.4.2.4业务处理流程描述

管理员进入用户组管理，输入查询条件，查看详细信息，修改用户组信息，点击保存。 4.10.4.2.5输出结果详细描述

修改结果是否成功

4.10.4.2.6与其他模块的相关性

序号 1 2 3 4 5 关联模块（或功能项） 用户管理 用户组角色配置 组织机构 工作流 任务管理 关系 4.10.4.2.7备注

如修改用户组名称，同时修改此用户组下所有用户与用户组的关

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系。

4.10.4.3删除用户组 4.10.4.3.1使用用户 管理员 4.10.4.3.2功能概述

删除用户组信息，并同时删除用户和用户组之间的关系。 4.10.4.3.3输入数据项详细描述

序号 1 2 输入项名称 用户组名称 说明 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 字符 32 32 否 备注 4.10.4.3.4业务处理流程描述

管理员进入用户组管理，输入查询条件，查看详细信息，删除用户组信息。

4.10.4.3.5输出结果详细描述

删除结果，成功或失败

4.10.4.3.6与其他模块的相关性

序号 1 关联模块（或功能项） 用户管理 关系 - 111 -

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2 3 4 5 用户组角色配置 组织机构 工作流 任务管理 4.10.4.3.7备注

删除用户组时，同时删除用户组与用户，用户组与组织机构，用户组与角色之间的关系。

4.10.5日志管理

4.10.5.1日志查询 4.10.5.1.1使用用户 管理员 4.10.5.1.2功能概述

根据相关信息查询用户在系统中的使用情况。 4.10.5.1.3输入数据项详细描述

序号 1 2 3 4 5 输入项名称 登陆ID 姓名 查询日期起 查询日期止 操作 详细含义 数据类型 数据长度 是否为空 输入 字符 字符 日期 日期 字符 32 32 8 8 32 备注 - 112 -

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4.10.5.1.4业务处理流程描述

管理员进入日志查询，输入查询条件，查询用户具体操作信息。 4.10.5.1.5输出结果详细描述

序号 1 2 3 4 5 6 输出项名称 序号 登陆ID 姓名 日期 操作 主机名 详细含义 数据类型 Number 字符 字符 日期 字符 字符 备注 4.10.5.1.6与其他模块的相关性

序号 1 2 关联模块（或功能项） 角色菜单管理 用户管理 关系 4.10.5.1.7备注

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